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[ITPRO] Comment aborder la collaboration : des étapes clés pour plus d’efficacité

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La collaboration en entreprise est le point névralgique de l’ensemble des échanges et ce à tous les niveaux, messagerie, documentaire, métier, IT. Cependant la mise en place de solutions nouvelles apporte son lot de changement. Nous allons expliquer quels sont les étapes clés pour améliorer et rendre plus efficace cette nouvelle collaboration.

 

Remise en question ?

Très souvent lorsque que l’on met en place ou que l’on améliore des procédés de collaboration en entreprise, un sentiment de remise en question du modèle déjà établie fait surface. Celui-ci est essentiellement guidé par les nouveautés apportées ou le manque de mise en place de processus.

Dans ce cas précis, l’informatique évolue de façon très rapide et les nouveaux usages eux aussi, c’est à la DSI de sensibiliser les utilisateurs sur le gain de productivité, de temps que peut apporter ces outils. Bon nombre d’éditeurs logiciels vous garantiront qu’une collaboration efficace vous fera gagner du temps mais qu’en est-il de sa mise en place ? La réponse par la gestion du changement.

Gestion du changement

Dans un S.I une poignée de personnes est en mesure de connaitre la plus-value de la technologie pour améliorer la collaboration, en ce sens une sensibilisation aux nouveaux usages et à la gestion du changement doit se faire. Sa mise en place est primordiale et doit impacter dans un premier temps un comité décisionnel métier, généralement des personnes clés, qui vont évangéliser les nouveaux modes et rassurer (on pèse nos mots) le business en prouvant l’impact positif des nouveaux dispositifs.

Réfractaires

Il y a aura toujours une part de réfractaires au changement, cette population est assez mineure, mais à un pouvoir de persuasion auprès des autres collaborateurs. La clé ? Les intégrer dans le processus en premier et faire en sorte de bien leur faire comprendre les enjeux de cette nouvelle stratégie.

SI 3.0

Aujourd’hui nous sommes entrés dans une ère où la collaboration a dépassé le simple cadre de l’entreprise. Cette collaboration est devenu mobile, chaque utilisateur se retrouve avec tout un tas d’outil pour pouvoir collaborer sur tous les terrains et cela sans aucunes contraintes. L’un des challenges par rapport à la mobilité est la communication en amont sur le panel d’outil mis à disposition. Depuis quelques années la collaboration devient Hybride. Pour les personnes interne à l’entreprise cela apporte son lot d’ouverture vers l’extérieur, pour les usagers externes cela amène une vue maitrisée l’ouverture qu’accorde l’entreprise, impliquant une collaboration étendue (interne/externe). Elle permet d’ouvrir les échanges et d’apporter une richesse collaborative supplémentaire.

L’on ne peut pas parler de collaboration sans mentionner « l’identité ». Ce composant intrinsèque à toute architecture, est devenu l’enjeu majeur des éditeurs. Facilité les usages de la façon de la plus souple possible visant à passer d’un contexte interne, puis externes et au final vers le Cloud. Nous parlons d’identité « cloudisé » permettant d’augmenter les connexions entre les applications d’entreprise (SAP, Box, Dropbox, Airwatch…). Il est important dans le cadre de cette mise en place, de sensibiliser et de fournir des scénarios d’usages pertinents pour l’utilisateur.

L’enjeu du S.I 3.0 est de cadrer et normer les nouveaux usages en dehors de la sphère entreprise. Compte tenu de toutes les possibilités offertes par le Cloud, des plans de communications, ateliers se doivent d’être présents.

Vision partagée

Bien souvent, la vision apportée par la DSI n’est pas en adéquation avec les nouveaux usages, compte tenu de l’évolution hyper rapide des technologies, et l’on ne peut pas du jour au lendemain changer toute son infrastructure pour des raisons de tendance technologique. C’est pourquoi il est important d’avoir une vision partagée à long terme et par étapes. Prenons le cas des identités fédérées dans une architecture hybride. Ce sujet très tendance et pousser par les éditeurs apportant de nouveaux usages et de la mobilité, n’est pas simple que cela à adresser. La raison principale est potentiellement financière (Définir des tenants cloud, une population ciblé, faire du cloud B2B ou B2C, coûts par transaction, coûts par mois ….). Dans la mesure où nous sommes capables de prouver que de nouvelles infrastructures apportent de la performance et de la richesse d’entreprise, il faut y aller par étapes et « vendre » cette nouvelle vision et la partagée auprès des collaborateurs. Il est possible en voulant bien faire que l’adhésion commune n’y soit pas…

Proactivité de l’IT / Business

L’on ne fait pas un projet IT pour de l’IT, l’on fait un projet IT pour répondre à des problématiques Métiers (Business). La collaboration est avant tout une affaire de communication. Mettre en place une infrastructure collaborative très complexe pour la beauté de son architecture est qui est sous-exploité par le métier est un échec total. La clé ? Des échanges subtils avec les personnes clés du métier doivent se faire sans quoi des frustrations et du boycott peuvent survenir.

Conclusion

Nous venons de voir que la collaboration est un enjeu sur plusieurs niveaux. Nous sommes en mesure de dire que ce qui fait la collaboration d’entreprise d’aujourd’hui est poussée et calquée sur les usages qu’on les utilisateurs en dehors de l’entreprise. Et cela est d’autant plus flagrant que les éditeurs poussent dans cette direction. Les entités métiers doivent être la première cible de la plus-value de cette nouvelle collaboration. Il est évident que l’efficacité de la collaboration passe par une communication et une sensibilisation avant, pendant et après.

Nabil BABACI

Microsoft Hybrid Architect & MVP SharePoint

Sword Group

[ITPro] Article sur le devenir de la collaboration en 2015

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Où en est la collaboration en 2015 ?

 

 

Cloud, Yammer, SharePoint, Skype, Mobilité, tels sont les nouveaux enjeux de la collaboration pour la prochaine décennie. La collaboration s’est vu offrir de nouvelles fonctionnalités permettant une meilleure productivité et un meilleur usage de ses utilisateurs. Qu’en est-il de la collaboration aujourd’hui et des nouveaux enjeux pour le futur ?

Nouveau Virage

Durant c’est dernières années la collaboration a pris un nouveau virage, elle s’est « ouverte » sur le monde et a permis de redéfinir les usages. Durant les cinq dernières années les évolutions ont été telles qu’elles ont permis de mettre en place de nouvelles façon de fonctionner au sein d’une entreprise et même au-delà. Nous sommes rentrés dans une ère ou la collaboration est devenue un outil commun dont l’utilisabilité se fait de façon quasi transparente pour l’utilisateur jonglant d’un système à un autre, qu’il soit propriétaire ou open-source.

L’évolution de ces outils s’inscrit elle aussi dans une démarche collaborative, où les éditeurs permettent à ses usagers de proposer des fonctionnalités et ainsi permettre de créer des outils beaucoup plus pertinents et correspondent mieux aux usages quotidiens. Un des impacts qui s’est fait ressortir le plus concerne la diminution des cycles de sorti des produits dont l’objectif principal est de satisfaire la demande.

Plus précisément Microsoft est passé maître en la matière, offrant la possibilité via ses sites UserVoice de proposer des fonctionnalités aux votes qui seront potentiellement intégrés dans leurs roadmap.

Un autre exemple et toujours émanant de Microsoft, celle-ci met en ligne et de façon publique les prochaines fonctionnalités de sa plateforme Office 365 qui seront intégrés dans les prochains mois.

Communication

Lorsqu’on parle de collaboration nous ne pouvons pas ne pas parler de communication. La communication est le fer de lance de la collaboration. Essentiellement Lync puis Skype, elle s’est vu octroyer de nouvelles fonctionnalités permettant de transcender la barrière des langues étrangères en proposant des traductions de celles-ci en temps réel.

Destination le cloud

Véritable enjeu majeur de la décennie à venir, le cloud est devenu le nouveau moteur de la collaboration. Il apporte un second souffle à celui-ci en lui offrant un panel de service quasi sans limite.

L’on peut véritablement parler d’ « Online Strategy ». La plateforme Office 365 de Microsoft est en l’étendard et offre à ses usagers une qualité et une puissance de service sans égale et le tout à des coûts défiant toutes concurrences.

Nous sommes entrées dans l’ère du «  As a Service ». Cet enrichissement aussi bien IT que pour les utilisateurs permet d’exploiter une puissance quasi sans limite. A y regarder de plus près et selon les dernières informations du Gartner, Microsoft est devenu le leader sur quatre domaines stratégiques du cloud : Cloud Infrastructure as Service, x86 Server Virtualization Infrastructure, Entreprise Platform Application as a Service et Public Cloud Storage Services. Autant dire une avancée très ciblée.

Le futur est dans le social

Le social est le futur de la collaboration. Cette nouvelle brique qui avant était moins mise en avantau sein des entreprises a rapidement évoluée vers une utilisation quasi indispensable. Qui ne connait pas Facebook, Yammer et autres ? Cette couche sociale a permis d’apporter un nouveau mode de fonctionnement le « Brain Network ». Chaque usage de ces réseaux permet un enrichissement quasi instantané qu’il soit sur de la recherche, sur du travail collaboratif, sur de l’échange ou encore sur le partage de connaissances permettant de communiquer sur l’ensemble des strates d’une entreprise rendant ainsi une meilleure accessibilité entre personnes d’une même entreprise ou externe à celle-ci.

Vous avez dit Hybride ?

Le modèle hybride est et sera la nouvelle norme au sein des organisations sur la partie collaborative dans les prochaines années. L’hybride apporte des réponses là où le cloud ne peut répondre. L’on ne peut tout migrer dans le cloud et l’hybride est l’alternative. Elle offre à la collaboration la capacité de consommer et d’exposer l’ensemble des informations de l’entreprise dans un contexte protégé avec un accès direct à son S.I.

A chaque déplacement

“Anywhere, Anytime and Any Devices” tel est le slogan de Microsoft pour montrer que la collaboration s’est accélérée et qu’elle change en offrant un usage accompagnant l’utilisateur à chacun de ses déplacements. Permettant une communication rapide, des échanges simplifiés et une volonté d’être dans un enrichissement permanant. Tablettes, Portables, Smartphone, TV connectée, SmartWatch, Microsoft Band, tous ces objets connectés font que la collaboration sort de son contexte temporairement et permet d’enrichir les utilisateurs en offrant de nouvelles façons de travailler ensemble.

Et SharePoint dans tout ça ?

Difficile de ne pas parler de collaboration sans parler de SharePoint. SharePoint est à ce jour l’outil qui offre un socle collaboratif de plus en plus ouvert vers l’intégration de services qu’ils soient Online, OnPrem, Hybride, Propriétaire ou Open Source. Plus nous avançons dans le temps et plus nous constater que l’outil apporte de nouveaux usages et offre une agrégation de service telle, que les possibilités de collaboration deviennent indispensable à la vie de tous les jours. Yammer, Office 365, SharePoint Online, Office, Windows Phone, Azure …. Tous ses services sont au cœur de SharePoint et vous offre le meilleure de la collaboration pour la prochaine décennie.

Conclusion

En conclusion, nous pouvons dire que la collaboration est un domaine qui est en constante évolution et ce sur plusieurs niveaux comme nous venons de le voir qu’il soit OnPrem ou Online. Une tendance claire se démarque c’est celle du Cloud. Plus nous avançons dans le temps et plus la collaboration Online devient une évidence compte tenu de la masse importante d’information qu’il faut stocker. La collaboration reste un enjeu majeur des S.I et des éditeurs de solutions.

Nabil BABACI

Architecte SharePoint & MVP SharePoint

Sword Group

[yOS] Quelle perception de la collaboration en ce début d’année 2015 ?

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Voici une petite interview (ITPRO) sur la perception de la collaboration sur 2015 et 2016
et sur l’approche yOS (Yammer, Office 365, SharePoint)